Gestion courriels
De Asso Val Libre
Principes de gestion efficace de messageries électroniques.
Sommaire
Logiciels
Les interfaces web (webmail) donnant accès à des boites de messageries ne proposent pas une ergonomie qui facilite la gestion simultanée de nombreux courriels et/ou plusieurs boîtes.
- Préférer un logiciel spécialisé, e.g. Thunderbird, Outlook, application dédiée ...
Pièces jointes
Les pièces jointes sont la cause principale de saturation de boite de messagerie.
- Si une pièce jointe est importante (utile), la «détacher» (TOUT DE SUITE) et la ranger correctement dans le système d'information
Nettoyage sur le critère des pièces jointes.
- Classer les messages par taille décroissante.
- Supprimer les messages inutiles
- Nota "Shift/Suppr" supprime directement sans passer par la case poubelle. Prudence, double tranchant ;-)
Nettoyage
Boite messages envoyés
- Messages retransmis
- Détruire les messages qui sont des retransmissions («Forward»)
Ces messages existaient par ailleurs, il n'est donc pas strictement nécessaire de les re-stocker.
Listes et infolettres
- Les listes de diffusions ou les infolettres (newsletters) proposent éventuellement un archivage des anciens messages ou numéros.
- Dans ce cas là, inutile de stocker «au cas où». Simplement relever les lieux/adresses d'archivages.
Indésirables
- Configurer le compte pour déplacer les messages détectés indésirables directement dans la corbeille/poubelle et non pas un dossier intermédiaire (Junk/Pourriel/Indésirables).
- Une seule «suppression» suffira à s'en débarasser.
Configurer la corbeille pour supprimer automatiquement les messages «âgés».
- Attention
- la configuration d'une suppression automatique des indésirables peut induire la suppression de messages valables, détectés à tort comme indésirables !
Poubelle
Configuration
- Régler pour supprimer automatiquement les messages présents dans la corbeille après un mois, deux mois, ...