Gestion courriels

Bonnes pratiques pour une gestion efficace de messageries électroniques.

Logiciels

Les interfaces web (webmail) donnant accès à des boites de messageries ne proposent pas une ergonomie qui facilite la gestion simultanée de nombreux courriels et/ou plusieurs boîtes.

• Préférer un logiciel spécialisé, e.g. Thunderbird, Outlook, Mail application dédiée ...

Extensions

L'utilisation de Thunderbird peut être améliorée par l'installation d'extensions : https://addons.thunderbird.net

Attention 

les extensions sont sensibles aux différentes versions de TB!

Une sélection, par l'usage, de certaines extensions utiles

	Descriptif
Envoyer plus tard	Extension pour programmer plus tard l'envoi du message actuel
Grammalecte	Extension pour correction orthographique de Thunderbird
ImportExportTool NG	Extension pour l'importation, exportation et sauvegarde de Thunderbird
SignalSpam	Signalement facile des courriers indésirables vers le service SignalSpam

Ne pas abuser des extensions ;-)

Pièces jointes

Les pièces jointes sont la cause principale de saturation de boite de messagerie.

 Une fois le problème des pièces jointes maîtrisé, il n'y a probablement plus de raison pour «aller plus loin» dans le nettoyage systématique des dossiers de messagerie.

• Si une pièce jointe est importante (utile), la «détacher» (TOUT DE SUITE) et la ranger correctement dans le système d'information (fichiers locaux, partage réseau, cloud, ...)

Nettoyage sur le critère des pièces jointes.

• Classer les messages par taille décroissante.
• Supprimer les messages inutiles
• (Nota Thunderbird) "Shift/Suppr" supprime directement sans passer par la case poubelle. Prudence, double tranchant ;-)

Nettoyage

Dossier messages envoyés 

Ne pas oublier que les messages envoyés, comportant éventuellement des pièces jointes, sont stockés et donc occupent de la place! Ne pas oublier de nettoyer ce dossier!

Messages retransmis 

• Détruire les messages qui sont des retransmissions («Forward»)

Ces messages existaient par ailleurs, il n'est donc pas strictement nécessaire de les re-stocker soit-même.

Listes et infolettres

Les listes de diffusions ou les infolettres (newsletters) proposent éventuellement leur propre archivage des anciens messages ou numéros.

Dans ce cas là, inutile de stocker «au cas où». Simplement relever les lieux/adresses d'archivages.

Indésirables

• Configurer le compte pour déplacer les messages détectés indésirables directement dans la corbeille/poubelle et non pas un dossier intermédiaire (Junk/Pourriel/Indésirables).

• Une seule «suppression» suffira à s'en débarasser.

Configurer la corbeille pour supprimer automatiquement les messages «âgés».

Attention 

la configuration d'une suppression automatique des indésirables peut induire la suppression de messages valables, détectés à tort comme indésirables !

Conservation

Dans TB, chaque dossier offre la possibilité de régler les paramètres de conservation des messages.

Via clic droit / "Propriétés"

Il est possible de définir des stratégies de nettoyage automatique

• pour chaque dossier (selon l'importance des dossiers, la durée de conservation des messages est adaptée)
• pour la corbeille, faire de même.

• il est préférable de définir une durée maximale supérieure à un an. Cela permet de ne pas détruire trop vite des messages sur des sujets annuels (impôts, factures, ...)

Médiane

Médiane est une valeur numérique qui sépare la moitié supérieurs de la moitié inférieure d'un ensemble Il est facile de "calculer" la valeur médiane des tailles de messages pour une boîte donnée ou un dossier donné.

La médiane est une autre forme de moyenne, elle permet donc de se

Thunderbird ou autre 

• Ranger les messages par ordre de taille croissante
• Sélection tous les messages : noter le nombre de messages sélectionnés (indiqué en bas dans l'interface thunderbird)
• Refaire la sélection des messages, en partant du premier mais uniquement le nombre de messages cette fois divisé par deux.

Procéder par étapes éventuellement, en se guidant sur l'indication du nombre sélectionné.

La taille du dernier message sélectionné est la valeur médiane. La moitié des messages reçus a une taille inférieure, l'autre moitié a une taille supérieure.

"Pourquoi ne pas plutôt utiliser la moyenne, valeur totale divisée par le nombre d'individus ? Parce qu'elle est influencée par les valeurs extrêmes et, dans certains cas, moins représentative..."